Rejestracja zaświadczenia A1 w ZUS

Głównym celem wydania zaświadczenia A1 jest potwierdzenie przynależności kraju, który wydał ten dokument, do systemu ubezpieczeń społecznych. W praktyce oznacza to, że osoba posiadająca zaświadczenie A1 nie podlega systemowi ubezpieczeń społecznych kraju zatrudnienia. Osoba taka jest ubezpieczona w kraju, w którym zostało wydane zaświadczenie A1.

Swoboda przemieszczania się obywateli na terytorium Unii Europejskiej, będąca konsekwencją wykonywania pracy w różnych krajach UE, wiąże się z koniecznością ustanowienia odpowiedniego systemu ubezpieczeń społecznych.

Ustanowienie odpowiedniego ustawodawstwa opiera się na dwóch głównych zasadach:

a) miejsce pracy – oznacza to, że osoba podlega ubezpieczeniu społecznemu w kraju UE, w którym wykonuje działalność zawodową, np. - wykonuje pracę najemną lub prowadzi działalność gospodarczą (art. 11 ust. 3 lit. a) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów ubezpieczeń społecznych (Dz. Urz. UE L 166 z 30.04.2004, s. 1, z późn. zm.), zwanej dalej „Rozporządzenie nr 883/2004”,

b) jednej właściwej legislacji – oznacza to, że osoba wykonująca wiele różnych czynności zawodowych na terytorium co najmniej dwóch krajów UE podlega systemowi ubezpieczeń wyłącznie jednego z krajów UE (art. 11 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004 ). W związku z tym nie jest możliwa jednoczesna przynależność do dwóch systemów ubezpieczeń społecznych krajów UE.

W tej sytuacji stosowanie zasady miejsca pracy, jak również zasady jednej właściwej legislacji, powinno prowadzić do przynależności do systemu zabezpieczenia społecznego państwa, w którym faktycznie jest wykonywane zatrudnienie lub działalność. W art. 12 Rozporządzenia nr 883/2004 przyjęto wyjątek, zgodnie z którym w przypadku spełnienia opisanych warunków osoba nie będzie podlegać systemowi ubezpieczeń społecznych właściwego miejsca wykonywania pracy, lecz kraju, z którego którego jest delegowany.

Równoczesne stosowanie zasady jednego ustawodawstwa z zasadą miejsca pracy może nie być możliwe w niektórych przypadkach. Dotyczy to sytuacji, gdy osoba jest zatrudniona jednocześnie w kilku krajach UE. W tym przypadku obie zasady wchodzą w konflikt.

Dzieje się tak dlatego, że zasada jednego ustawodawstwa implikuje wskazanie tylko jednego miejsca pracy. A w tym przypadku jest to niemożliwe ze względu na kilka miejsc pracy (jednocześnie). W celu prawidłowego stanowienia prawa stosuje się normy określone w artykule 13 rozporządzenia nr 883/2004.

Jednym z kluczowych zadań związanych z definicją właściwego ustawodawstwa jest rozdzielenie pojęć delegowania (sytuacji przewidzianych w art. 12 rozporządzenia nr 883/2004) oraz wykonywania pracy jednocześnie lub naprzemiennie w dwóch lub więcej krajach UE (sytuacje przewidziane w art. 13 rozporządzenia nr 883/2004). Dla rozróżnienia tych dwóch sytuacji decydujący jest czas trwania i charakter pracy wykonywanej w jednym lub kilku krajach UE (czy jest to praca stała, jednorazowa, dorywcza lub tymczasowa).

Przepisy prawne rozporządzenia nr 883/2004, które odnoszą się do definicji właściwego ustawodawstwa, opierają się głównie na zasadzie miejsca pracy. Co do zasady, osoba podlega prawu kraju, w którym faktycznie wykonuje pracę. W niektórych przypadkach zastosowanie zasady miejsca pracy nie jest możliwe, np. jeśli dana osoba pracuje w dwóch lub więcej krajach UE. W tym przypadku stosowana jest zasada miejsca zamieszkania.

Określenie miejsca zamieszkania ma szczególne znaczenie w przypadku obywateli państw trzecich. W stosunku do takich osób zastosowanie ma art. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1231/2010 z dnia 24 listopada 2010 r., który rozszerza rozporządzenie nr 883/2004 oraz rozporządzenie nr 987/2009 na obywateli państw trzecich nieobjętych ubezpieczeniem niniejszym Regulaminem wyłącznie z powodu ich obywatelstwa (Dz. Urz. UE L 344 z 29.12.2010, s. 1), zwanego dalej „Rozporządzeniem nr 1231/2010”. Aby obywatel państwa trzeciego mógł uzyskać zaświadczenie A1, musi legalnie przebywać w jednym z krajów UE oraz przemieszczać się między krajami UE w związku z wykonywaniem pracy najemnej. Jeżeli taka osoba nie przebywa legalnie w żadnym z krajów UE, to nie podlega przepisom unijnym dotyczącym koordynacji systemów ubezpieczeń społecznych. W efekcie nie otrzymuje zaświadczenia A1.

Aby ocenić, czy obywatel państwa trzeciego przebywa na terytorium Polski legalnie, należy wziąć pod uwagę:

1) Dokument uprawniający do pobytu w Polsce,

2) Dokument potwierdzający rezydencję podatkową w Polsce (obowiązek podatkowy w Polsce).

Oba te kryteria muszą być spełnione jednocześnie. Dokumentami uprawniającymi cudzoziemca do pobytu w Polsce są:

• Zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE,
• Zezwolenie na pobyt stały,
• Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę,
• Wiza krajowa.

W przypadku delegowania pracowników w celu wykonywania pracy na terytorium innego kraju UE stosuje się art. 12 rozporządzenia nr 883/2004 oraz art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia 987/2009.

Aby uzyskać zaświadczenie A1 należy spełnić warunki wynikające z przepisów prawa:

1) Praca za granicą musi być wykonywana w imieniu przedsiębiorstwa „delegującego”, co oznacza:

• Między pracownikiem a pracodawcą istnieje bezpośredni związek (pracownik pozostaje podporządkowany firmie „delegującej”) – istotne jest, kto zatrudnił pracownika; kto wypłaca wynagrodzenie (niezależnie od ewentualnych porozumień między pracodawcą w kraju, z którego pracownicy są wysyłani w podróż służbową, a przedsiębiorstwem w kraju, w którym praca jest bezpośrednio wykonywana, dotyczących wypłaty wynagrodzenia pracownikom);
• Przedsiębiorstwo „delegujące” powinno zachować prawo do określenia „charakteru” pracy wykonywanej przez oddelegowanego pracownika,
• Praca musi być wykonana dla przedsiębiorstwa „delegującego”,
• Pracownik nie może być oddany do dyspozycji innej firmy w kraju UE, w którym faktycznie wykonuje pracę, przez firmę, która wysłała go w podróż służbową.

2) Przedsiębiorstwo „delegujące” musi „normalnie” prowadzić działalność w Polsce – oznacza to, że znaczna jej część musi być prowadzona w Polsce. Kryteria podlegające analizie w tym celu zostały określone w Decyzji Komisji Administracyjnej ds. Koordynacji Ubezpieczeń Społecznych nr A219 z dnia 12 czerwca 2009 r. w sprawie wykładni art. 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 883/2004 Rada w przypadku ustawodawstwa mającego zastosowanie do pracowników delegowanych oraz osób prowadzących działalność gospodarczą wykonujących pracę czasowo poza krajem zwykłego pobytu (Decyzja Rządu UE C106 z 24.04.2010, s. 5) decyzje A2, takie jak:

• Liczba pracowników wykonujących pracę w kraju i za granicą (jeżeli w firmie delegującej pracują tylko pracownicy administracyjni, nie ma możliwości zastosowania przepisów o delegowaniu),
• Liczba kontraktów realizowanych przez firmę delegującą w Polsce i za granicą,
• Wysokość obrotów realizowanych przez przedsiębiorstwo delegujące (obrót na poziomie 25% w kraju, z którego pracownik jest delegowany może być wystarczającym wskaźnikiem, ale przypadki, w których obroty są niższe, wymagają głębszej analizy),
• Pozostałe kryteria określone w Decyzji A2 (np. lokalizacja, w której odbywa się rekrutacja oraz lokalizacja, w której firma ma swoją siedzibę).

3) Okres podróży służbowej nie może przekraczać 24 miesięcy.

4) Pracownik nie może zostać wysłany w podróż służbową w celu zastąpienia innego oddelegowanego pracownika.

5) W przypadku pracowników zatrudnionych w celu wysłania w podróż służbową konieczne jest, aby pracownicy ci przed wysłaniem w podróż służbową wykonywali pracę na terytorium Polski przez co najmniej miesiąc.

W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji na temat możliwości zarejestrowania zaświadczenia A1 prosimy o kontakt.